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El Registro de Jornada .com

Cierre mensual del registro de jornada

Una revisión mensual corta evita que los errores lleguen a la nómina o a una inspección. Qué mirar, en qué orden y qué dice la ley.

Revisado el

Qué exige la ley cada mes

Dos artículos del Estatuto ponen el marco. El 34.9 obliga a garantizar el registro diario con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona y a conservarlo cuatro años. El 35.5 dice que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, «la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente». Si el periodo de abono es mensual, ese es el ritmo natural del cierre. El borrador del Real Decreto de registro horario digital sigue en tramitación y no está aprobado (estado de la norma): lo que sigue parte solo de la norma vigente.

Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c añade su propio cierre: la jornada «se registrará día a día y se totalizará mensualmente». Afecta también al jubilado parcial, cuyo caso, con meses de mucho trabajo y meses sin ninguno si pacta acumularlo, se explica en jubilación parcial y contrato de relevo.

Lista de revisión del cierre

  1. Jornadas abiertas. Entradas sin salida o salidas sin entrada. Se resuelven con una corrección justificada (cómo corregir).
  2. Días sin registro. Comprueba que cada persona tiene jornada, ausencia o descanso anotados, y no un hueco sin explicar (vacaciones y permisos; dos casos menos frecuentes: el permiso para votar y de mesa electoral y las horas para buscar empleo en el preaviso). Los permisos de familia, como el de matrimonio, el de fallecimiento de un familiar o el de mudanza, también se anotan como ausencia. Los periodos largos, como el permiso parental o una excedencia, se anotan con su fecha de inicio y de fin.
  3. Descanso entre jornadas. El artículo 34.3 exige al menos doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.
  4. Horas diarias. El mismo artículo fija un máximo de nueve horas ordinarias diarias, salvo otra distribución pactada por convenio o acuerdo (jornada máxima).
  5. Pausa en jornada continuada. Si la jornada continuada excede de seis horas, el artículo 34.4 exige un descanso de al menos quince minutos (descansos y pausas).
  6. Horas extraordinarias. Las que pasen de la jornada ordinaria se abonan o se compensan con descanso; sin pacto, se compensan en los cuatro meses siguientes (artículo 35.1), con un máximo de ochenta al año (35.2). Puedes calcularlas con la calculadora de horas extra. Si la empresa está en un expediente de reducción de jornada, las horas extra tienen una regla propia: ERTE de reducción de jornada y registro.
  7. Resumen por persona. Totales del mes y de las horas extra para la nómina, y entrega de la copia.

Un ejemplo

Ejemplo inventado. Al revisar febrero, la persona responsable del registro encuentra tres cosas: una salida sin fichar el día 12, un día con 10 horas seguidas y una persona que empezó el día 20 a las 6:00 tras acabar el 19 a las 22:00. La primera se corrige con el motivo y la confirmación de la persona; la segunda se comprueba contra el convenio, por si prevé otra distribución diaria; la tercera muestra ocho horas de descanso en lugar de doce, y se documenta y se corrige la planificación del mes siguiente. Después se emite el resumen.

Entregar el resumen

El artículo 35.5 habla de entregar copia del resumen «en el recibo correspondiente» (el recibo, en sí, se explica en recibo de salarios). El artículo no detalla el formato: lo sensato es que contenga, para cada persona, las horas del periodo. Un resumen legible, que también muestre las horas extra, evita discusiones. El portal del empleado lo plantea como algo que la persona recibe sin pedirlo, y los informes permiten sacar el periodo para la Inspección. Si prefieres hacerlo a mano, la calculadora de horas trabajadas ayuda con los totales.

Cuando una persona se va de la empresa conviene hacer su último cierre antes de la baja; sobre el aviso de la dimisión, ver preaviso de dimisión.

Qué hacer y qué no

Sí

  • Cerrar el mes en una fecha fija, antes de calcular la nómina.
  • Corregir con motivo y conformidad, conservando lo anterior.
  • Guardar los resúmenes junto a los registros los cuatro años del artículo 34.9.
  • Revisar si los excesos se repiten en una misma persona o turno y reorganizar la planificación.

No

  • Ajustar horas al alza o a la baja para que cuadren con el horario teórico.
  • Cerrar dejando jornadas abiertas o incidencias sin resolver.
  • Dar por válido un resumen mensual sin registro diario detrás.
  • Entregar el resumen de horas extra sin haber comprobado el máximo anual.

Preguntas frecuentes

¿La ley obliga a cerrar el registro cada mes?

No con esas palabras. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige el registro diario. Lo que sí fija el artículo 35.5, para el cómputo de las horas extraordinarias, es que la jornada se registre día a día, se totalice en el periodo de abono de las retribuciones y se entregue copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Un cierre mensual es la forma práctica de cumplirlo.

¿Hace falta que la persona firme el resumen mensual?

La ley no lo exige en esos términos. Una firma mensual sobre un resumen no sustituye al registro diario del artículo 34.9. Si el resumen se firma o se confirma, sirve para dejar constancia de que la persona lo ha visto, pero conviene no depender de esa firma.

¿Qué pasa si detecto un error cuando el mes ya está cerrado?

La norma no regula ese caso. Lo prudente es no reabrir ni borrar el dato: añadir una corrección posterior con su motivo, informar a la persona afectada y, si afecta a horas extra o a la nómina, regularizarlo en el siguiente periodo de abono.

¿Durante cuánto tiempo se guarda el resumen?

El artículo 34.9 obliga a conservar los registros cuatro años y a tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Lo prudente es guardar también los resúmenes entregados.

Fuentes

Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico.

Lo que dice exactamente el BOE

Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.

Texto literal del BOE

Artículo 34. Jornada

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.

La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.

La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.

3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.

El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.

Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.

4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.

En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.

5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.

6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.

7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.

En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.

Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.

En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.

Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.

La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.

En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.

Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Comprobar en el BOE

Texto literal del BOE

Artículo 35. Horas extraordinarias

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. Tendrán la consideración de horas extraordinarias aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, fijada de acuerdo con el artículo anterior. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, se optará entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

2. El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año, salvo lo previsto en el apartado 3. Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.

A los efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, no se computarán las horas extraordinarias que hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

El Gobierno podrá suprimir o reducir el número máximo de horas extraordinarias por tiempo determinado, con carácter general o para ciertas ramas de actividad o ámbitos territoriales, para incrementar las oportunidades de colocación de los trabajadores en situación de desempleo.

3. No se tendrá en cuenta, a efectos de la duración máxima de la jornada ordinaria laboral, ni para el cómputo del número máximo de las horas extraordinarias autorizadas, el exceso de las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, sin perjuicio de su compensación como horas extraordinarias.

4. La prestación de trabajo en horas extraordinarias será voluntaria, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o contrato individual de trabajo, dentro de los límites del apartado 2.

5. A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

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