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El Registro de Jornada .com

Qué hacer si alguien no ficha

Olvidos, rechazo o falta de medios: cómo actuar cuando alguien no registra su jornada, sin dejar de cumplir la obligación de la empresa.

Revisado el

En resumen

La obligación de registrar es de la empresa (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y responde ella ante la Inspección (art. 7.5 de la LISOS). La empresa puede dar instrucciones para fichar (arts. 5.c y 20), pero conviene actuar por pasos: averiguar la causa, ofrecer un medio alternativo, dejar constancia por escrito y, solo si persiste, aplicar el régimen de faltas del convenio con las garantías del artículo 58.

Fuente oficial: Estatuto de los Trabajadores, arts. 5, 20, 34.9 y 58; LISOS, art. 7.5.

De quién es la obligación

El artículo 34.9 dice que «la empresa garantizará el registro diario de jornada». La infracción del artículo 7.5 de la LISOS, grave, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa (artículo 40.1), recae sobre quien incumple la obligación: la empresa. Por eso no basta con constatar que una persona «no ficha» y desentenderse: el registro tiene que reflejar su jornada real igualmente. La flexibilidad horaria tampoco exime, porque el propio 34.9 la mantiene «sin perjuicio» del registro.

Qué puede pedir la empresa

El artículo 5.c establece como deber básico de la persona trabajadora «cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas», y el artículo 20.2 añade la diligencia y la colaboración que marquen las disposiciones legales, los convenios y esas instrucciones, con sujeción a la buena fe de ambas partes. El 20.3 permite al empresario adoptar medidas de vigilancia y control «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad». Una instrucción clara de fichar, comunicada a toda la plantilla, se mueve dentro de ese marco. Un medio invasivo no: consulta biometría y geolocalización y la protección de datos del registro.

Pasos cuando alguien no ficha

  1. Averiguar la causa. Olvido, falta de dispositivo, conexión, dudas sobre cuándo hay que fichar o desacuerdo con el sistema. Cada causa se resuelve de forma distinta.
  2. Dejar clara la instrucción. Por escrito y para toda la plantilla, con el protocolo de registro. Si no existe, empieza por el generador de protocolo.
  3. Ofrecer un medio alternativo si el problema es material: otro dispositivo, un puesto compartido o un procedimiento manual temporal.
  4. Anotar la incidencia. Fecha, jornada afectada y lo hablado, y completar el registro con la hora real que confirme la persona (cómo corregir un fichaje).
  5. Recordarlo por escrito si se repite, con un plazo razonable para adaptarse.
  6. Si persiste, acudir al régimen de faltas. El artículo 58.1 remite a la graduación de faltas y sanciones de la ley o del convenio. Conviene consultarlo con una gestoría o un asesor laboral antes de sancionar.

No todo día sin fichaje es un incumplimiento: si el contrato está suspendido por una baja o por una huelga, no hay jornada que registrar. Mira baja médica y registro de jornada y huelga y registro de jornada.

Un ejemplo

Ejemplo inventado. Un repartidor no ficha desde su móvil porque prefiere no instalar la aplicación. La empresa habla con él, comprueba que es la razón y le ofrece fichar desde un terminal compartido al salir y volver a la nave. Anota el acuerdo por escrito. Como el terminal no cubre el reparto, el repartidor anota la hora de salida y de entrada al volver, y la empresa lo incorpora al registro con esa indicación. No se ha sancionado a nadie, y la empresa ha cumplido con el registro de esa jornada.

Qué hacer y qué no

Sí

  • Registrar la jornada real aunque la persona no fiche, con lo que ella confirme.
  • Dar la instrucción por escrito y con el mismo trato para toda la plantilla.
  • Sancionar, si llega el caso, solo conforme al convenio y comunicándolo por escrito en las faltas graves y muy graves.

No

  • Inventar horas «estimadas» para rellenar el hueco sin preguntar.
  • Imponer una multa de haber: el artículo 58.3 no lo permite como sanción.
  • Recurrir a huella, foto o seguimiento de ubicación como forma de forzar el fichaje.
  • Tratar el problema como individual si en realidad el método de fichar no funciona para varias personas.

Si la persona ficha pero llega tarde con frecuencia, es otra situación:retrasos y faltas de puntualidad. Y si lo que ocurre es que alguien ficha por otra persona, mira fichar por un compañero.

Preguntas frecuentes

¿Está obligada la persona trabajadora a fichar?

La obligación legal de garantizar el registro es de la empresa (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). La persona debe cumplir las órdenes e instrucciones que la empresa dé en el ejercicio regular de sus facultades de dirección (artículo 5.c) y colaborar en el trabajo con la diligencia y la buena fe del artículo 20. Si la empresa instruye fichar como forma de llevar el registro, entra en ese marco.

¿Puede la empresa sancionar a quien no ficha?

El artículo 58.1 permite sancionar incumplimientos laborales «de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones» de las disposiciones legales o del convenio colectivo aplicable. Si el convenio no prevé una falta que encaje, la respuesta depende de ese texto y conviene consultarlo. La sanción de las faltas graves y muy graves requiere comunicación escrita con fecha y hechos (artículo 58.2), es revisable ante la jurisdicción social y no puede consistir en multa de haber (artículo 58.3).

¿Quién responde ante la Inspección si alguien no ficha?

La empresa. El artículo 7.5 de la LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas sobre registro de jornada, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa (artículo 40.1). Que una persona no fiche no traslada la responsabilidad del registro a ella.

¿Se puede obligar a fichar con huella o con la ubicación del móvil?

No es una vía prudente. La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial del artículo 9 del RGPD, según la guía de la AEPD sobre control de presencia, y la geolocalización exige informar antes de forma expresa, clara e inequívoca (artículo 90.2 de la LOPDGDD). Es mejor ofrecer un medio alternativo sencillo.

Fuentes

Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico.

Lo que dice exactamente el BOE

Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.

Texto literal del BOE

Artículo 5. Deberes laborales

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

Los trabajadores tienen como deberes básicos:

a) Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.

b) Observar las medidas de prevención de riesgos laborales que se adopten.

c) Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas.

d) No concurrir con la actividad de la empresa, en los términos fijados en esta ley.

e) Contribuir a la mejora de la productividad.

f) Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos contratos de trabajo.

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Texto literal del BOE

Artículo 20. Dirección y control de la actividad laboral

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. El trabajador estará obligado a realizar el trabajo convenido bajo la dirección del empresario o persona en quien este delegue.

2. En el cumplimiento de la obligación de trabajar asumida en el contrato, el trabajador debe al empresario la diligencia y la colaboración en el trabajo que marquen las disposiciones legales, los convenios colectivos y las órdenes o instrucciones adoptadas por aquel en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y, en su defecto, por los usos y costumbres. En cualquier caso, el trabajador y el empresario se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe.

3. El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.

4. El empresario podrá verificar el estado de salud del trabajador que sea alegado por este para justificar sus faltas de asistencia al trabajo, mediante reconocimiento a cargo de personal médico. La negativa del trabajador a dichos reconocimientos podrá determinar la suspensión de los derechos económicos que pudieran existir a cargo del empresario por dichas situaciones.

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Texto literal del BOE

Artículo 58. Faltas y sanciones de los trabajadores

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. Los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.

2. La valoración de las faltas y las correspondientes sanciones impuestas por la dirección de la empresa serán siempre revisables ante la jurisdicción social. La sanción de las faltas graves y muy graves requerirá comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan.

3. No se podrán imponer sanciones que consistan en la reducción de la duración de las vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso del trabajador o multa de haber.

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Texto literal del BOE

Artículo 34. Jornada

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.

La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.

La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.

3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.

El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.

Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.

4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.

En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.

5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.

6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.

7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.

En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.

Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.

En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.

Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.

La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.

En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.

Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

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Texto literal del BOE

Artículo 7. Infracciones graves

LISOS · Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto

Son infracciones graves:

1. No formalizar por escrito el contrato de trabajo, cuando este requisito sea exigible o lo haya solicitado la persona trabajadora, o no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos.

2. La transgresión de la normativa sobre modalidades contractuales, contratos de duración determinada y temporales, mediante su utilización en fraude de ley o respecto a personas, finalidades, supuestos y límites temporales distintos de los previstos legal, reglamentariamente, o mediante convenio colectivo cuando dichos extremos puedan ser determinados por la negociación colectiva. A estos efectos se considerará una infracción por cada una de las personas trabajadoras afectadas.

3. No consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador.

4. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en materia de tramitación de los recibos de finiquito.

5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.

6. La modificación de las condiciones sustanciales de trabajo impuesta unilateralmente por el empresario, sin acudir a los procedimientos establecidos en el artículo 41 o en el artículo 82.3 del Estatuto de los Trabajadores.

7. La transgresión de los derechos de información, audiencia y consulta de los representantes de los trabajadores y de los delegados sindicales, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.

8. La transgresión de los derechos de los representantes de los trabajadores y de las secciones sindicales en materia de crédito de horas retribuidas y locales adecuados para el desarrollo de sus actividades, así como de tablones de anuncios, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.

9. La vulneración de los derechos de las secciones sindicales en orden a la recaudación de cuotas, distribución y recepción de información sindical, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.

10. Establecer condiciones de trabajo inferiores a las establecidas legalmente o por convenio colectivo, así como los actos u omisiones que fueren contrarios a los derechos de los trabajadores reconocidos en el artículo 4 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, salvo que proceda su calificación como muy graves, de acuerdo con el artículo siguiente.

11. El incumplimiento del deber de información a los trabajadores en los supuestos de contratas al que se refiere el artículo 42.3 del Estatuto de los Trabajadores, así como del deber de información a los trabajadores afectados por una sucesión de empresa establecido en el artículo 44.7 del mismo texto legal.

12. No disponer la empresa principal del libro registro de las empresas contratistas o subcontratistas que compartan de forma continuada un mismo centro de trabajo a que se refiere el artículo 42.4 del Estatuto de los Trabajadores, cuando ello comporte la ausencia de información a los representantes legales de los trabajadores.

13. No cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación.

14. La formalización de nuevas contrataciones laborales incumpliendo la prohibición establecida en el artículo 47.7.d) del Estatuto de los Trabajadores.

Se considerará una infracción por cada persona trabajadora contratada.

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