Por qué la huella dejó de ser buena idea

La respuesta corta

Si estás pensando en poner un lector de huella o una cámara de reconocimiento facial para que la plantilla fiche,la recomendación de todos los despachos que han analizado el asunto es que no lo hagas, y que si ya lo tienes, busques alternativa.

No porque exista una prohibición expresa, sino porque la Agencia Española de Protección de Datos ha establecido un conjunto de requisitos que, sumados, dejan muy poco margen. Y las sanciones en materia de datos biométricos no son pequeñas.

Qué dice exactamente la AEPD

En noviembre de 2023 la Agencia publicó una guía específica sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos. Sus conclusiones, resumidas:

• Los datos biométricos usados para identificar a una persona soncategoría especial del artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos. Es la misma categoría que la salud, la ideología o la afiliación sindical.
• El tratamiento se considera de alto riesgo, lo que obliga a realizar una evaluación de impacto previa.
• Al tratarse de categoría especial, el tratamiento está prohibido salvo que concurra alguna de las circunstancias del artículo 9.2 que lo levante.
• No caben decisiones automatizadas sin intervención humana que produzcan efectos significativos sobre la persona.

El problema para una empresa está en el tercer punto. Hay que encontrar una circunstancia que levante la prohibición, y en el control horario no aparece ninguna.

Por qué «que firmen un consentimiento» no resuelve nada

Es la reacción natural: si hace falta permiso, que lo firmen. No funciona, y conviene entender por qué, porque el mismo razonamiento aparece en otros asuntos laborales.

El consentimiento, para ser válido, tiene que ser libre. Y en una relación laboral hay un desequilibrio de poder evidente entre quien paga la nómina y quien la cobra. Difícilmente es libre un consentimiento que se pide el primer día de trabajo, ante el responsable, para algo sin lo cual no puedes entrar a tu puesto.

La otra vía sería una norma con rango de ley que habilitara expresamente la biometría para el control de presencia. No existe. Ni el Estatuto de los Trabajadores, ni la LOPDGDD, ni el borrador del Real Decreto de registro horario la contemplan.

Identificar y autenticar: la puerta que la AEPD cerró

Durante años hubo una distinción que muchos fabricantes usaban como argumento de venta. Se decía que identificar (comparar tu huella contra toda la base para saber quién eres) era tratamiento de categoría especial, pero autenticar (comprobar que la huella coincide con la de quien dices ser) no lo era.

La guía de 2023 cierra esa puerta: considera que ambos casosson tratamiento de categoría especial. Si tu proveedor te vende un terminal diciendo que «solo autentica» y que por eso no hay problema, está usando un argumento que la Agencia ya ha descartado.

Tampoco resuelve nada que la plantilla sea muy pequeña, ni que el dato se guarde «solo en el dispositivo», ni que se almacene como plantilla matemática en lugar de como imagen. Son mejoras de seguridad razonables, pero no cambian la naturaleza del dato.

Si ya tienes terminales instalados

Es una situación muy común, porque durante años se vendieron mucho y se siguen vendiendo. Lo sensato:

1. No lo dejes correr. Que lleve funcionando tres años no regulariza nada.
2. Revisa si hiciste la evaluación de impacto. Si no existe, ya hay un incumplimiento formal con independencia del fondo.
3. Ofrece una alternativa real. Que quien no quiera usar la huella pueda fichar de otra forma sin quedar señalado ni tener que dar explicaciones.
4. Planifica la sustitución. El hardware que tienes suele admitir tarjeta o PIN, así que muchas veces basta con desactivar la lectura biométrica.
5. Borra lo que ya no necesites. Las plantillas biométricas almacenadas son el dato de riesgo; conservarlas «por si acaso» es la peor opción.

Qué usar en su lugar

La pregunta razonable es qué problema resolvía la huella. Normalmente, que una persona fiche por otra. Hay formas de evitarlo sin tratar datos de categoría especial:

• Código QR rotativo en el centro de trabajo, que cambia cada pocos segundos. No se puede fotografiar y enviar por WhatsApp.
• Geovalla. El fichaje solo se acepta dentro del recinto, con el sello de coordenadas del instante en que se pulsa.
• PIN personal en quiosco, combinado con lo anterior.
• Tarjeta o llavero NFC, para quien no quiera usar su móvil.
• Fichaje desde el dispositivo propio con sesión iniciada, que ya es una forma de autenticación.

Ninguna es infalible, y la huella tampoco lo era. Pero todas se pueden justificar sin entrar en el artículo 9 del RGPD, que es de lo que se trata.

Por eso nuestro producto no incluye fichaje biométrico. No es una carencia: es una decisión, y creemos que dentro de unos años será la norma en el sector.

Fuentes

• AEPDGuía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (PDF, nov. 2023)
• AEPDGuías y herramientas de la Agencia
• BOEReglamento General de Protección de Datos, art. 9: categorías especiales
• BOELOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018

Esta página resume criterios de la AEPD vigentes a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, y especialmente si ya tienes sistemas biométricos funcionando, consulta con un especialista en protección de datos.