Once cosas, no dos
Casi todo el mundo anota entrada y salida y da por hecho que ya cumple. Si el Real Decreto sale como está escrito, el registro pasa a tener once campos, y hay cinco que la mayoría de programas no recoge.
Revisado el
Qué exige la norma vigente hoy
Poco, y conviene separarlo bien de lo que viene. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde 2019, pide la hora de inicio y la hora de fin de la jornada, de cada persona y cada día. Nada más. Todo lo demás de esta página pertenece al borrador del Real Decreto, que todavía no está aprobado.
Lo decimos así de claro porque hay mucha web vendiendo los once campos como si ya fueran obligatorios. No lo son. Pero merecen conocerse por dos razones: marcan hacia dónde va la norma, y varios de ellos ya se derivan hoy de otros artículos que sí están en vigor, como el registro de horas extraordinarias del artículo 35.5.
Los once campos del artículo 3
- a
Quién es la persona trabajadora
Identificación con los datos personales imprescindibles para la finalidad. La palabra «imprescindibles» está en el texto y no es adorno: mete el principio de minimización dentro del propio contenido del registro.
- b
Su régimen de jornada
Si es completa o parcial, el horario de trabajo y, cuando sea parcial, el porcentaje de parcialidad.
- c
Inicio y fin de cada jornada
Con hora y minuto. Es el único campo que ya exige la norma vigente desde 2019; los diez restantes son novedad del borrador.
- d
Inicio y fin de cada pausa
De cada pausa que no sea tiempo de trabajo efectivo, también con hora y minuto. No vale descontar treinta minutos a ojo al final del día.
- e
Si es presencial o a distancia
La jornada, o la parte de ella que corresponda. Una mañana en oficina y una tarde en casa son dos tramos distintos.
- f
La naturaleza de cada horaCasi nadie lo recoge
Ordinaria, extraordinaria o complementaria. Y en las extraordinarias, si se compensan con descanso o se retribuyen, y si son por fuerza mayor para prevenir o reparar siniestros.
- g
Tiempos de espera y a disposiciónCasi nadie lo recoge
Cuando no sean tiempo de trabajo efectivo. Es el campo del transportista que espera descarga, del técnico entre avisos o de la guardia localizada.
- h
Interrupciones de la desconexión digitalCasi nadie lo recoge
Cuando se interrumpe el descanso de alguien fuera de su jornada: la llamada de las diez de la noche, el mensaje del domingo. Hay que dejar constancia.
- i
Horas por conciliación o flexibilidadCasi nadie lo recoge
Horas trabajadas mediante fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular, indicando el tipo concreto de medida aplicada.
- j
Totalización diaria y mensual
El total de jornada por día y por mes, calculado, no estimado.
- k
Toda modificación, con su autoríaCasi nadie lo recoge
Identificación, autorizaciones y autoría de cada cambio hecho sobre un asiento ya practicado.
Los que casi ningún programa recoge
Si estás comparando programas, estos cinco son la prueba del algodón. Pide una demostración y que te los enseñen en pantalla:
La desconexión digital (campo h)
Es el más olvidado de todos. No habla de tu jornada, sino de cuándo se interrumpe tu descanso: la llamada del jefe a las diez de la noche, el correo que hay que contestar el domingo. Registrarlo obliga a tener un mecanismo para que la persona lo declare, y eso casi ningún sistema lo tiene.
Tiempos de espera y a disposición (campo g)
Un camionero esperando tres horas a que le descarguen no está trabajando, pero tampoco está libre. Un técnico entre dos avisos, igual. La diferencia entre trabajo efectivo y tiempo a disposición tiene consecuencias de convenio y de salario, y el registro tiene que distinguirlos.
La naturaleza de cada hora (campo f)
No basta con saber que alguien hizo nueve horas. Hay que saber si la novena fue ordinaria, extraordinaria o complementaria, y si esa extra se va a pagar o a compensar con descanso. Es información que hoy vive en una hoja aparte en la gestoría, cuando vive en algún sitio.
Conciliación y flexibilidad (campo i)
Aquí hay un detalle delicado: si registras que alguien entra más tarde por una reducción de jornada por guarda legal, estás registrando información sensible sobre su vida familiar. Por eso el mismo borrador obliga a ocultar esos datos a la representación legal cuando puedan identificar circunstancias de terceros.
Autoría de las modificaciones (campo k)
Quién cambió qué, cuándo y con qué autorización. La mayoría de programas lo resuelve con un «editado por» y una fecha. El borrador pide algo bastante más exigente, y es de lo que va el apartado siguiente.
Corregir un fichaje no es editarlo
Esta es, para nosotros, la parte más interesante del borrador y la que menos se comenta. El artículo 2.2 dice que el registro debe ser fiable, y define qué significa: que los asientos, una vez practicados,
no pueden ser modificados sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y en caso de modificación deben reflejar una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría.
Hay dos exigencias metidas ahí dentro, y las dos son fuertes:
- Doble autorización. La empresa sola no puede corregir el fichaje de nadie. Hace falta también el visto bueno de la persona afectada.
- Huella indeleble. No un campo que diga quién editó, sino un rastro que no se pueda borrar ni alterar después.
Y el artículo 4.b añade el caso incómodo: si no hay acuerdo, se informa a la representación legal, y si aun así no lo hay, la empresa refleja su modificación y la persona trabajadora su discrepancia. Es decir, el sistema tiene que ser capaz de guardar dos versiones enfrentadas del mismo día sin que ninguna borre a la otra.
Qué NO puedes meter en el registro
El borrador no trae una lista de datos prohibidos, pero sí el criterio: los datos personales han de ser los imprescindibles para la finalidad, con minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad. De ahí y del RGPD se deduce lo que sobra:
- Datos biométricos como la huella o el rostro. Son categoría especial del artículo 9 del RGPD y la AEPD los considera de alto riesgo. Por qué.
- Seguimiento de ubicación continuo. El sello de coordenadas en el momento de fichar es defensible; saber dónde está alguien toda la jornada, no. Dónde está el límite.
- Contenido de comunicaciones, actividad del ordenador, pulsaciones de teclado o capturas de pantalla. Nada de eso es registro de jornada.
- Datos de salud más allá de lo imprescindible. Que alguien está de baja es un dato de ausencia; el diagnóstico no te lo puede dar nadie.
Y un recordatorio que sorprende a mucha gente: frente a la representación legal hay que excluir expresamente el DNI o NIE, el domicilio y el estado civil. No es opcional ni configurable: es obligación del artículo 6.2. Qué puede ver el comité.
Fuentes
- Ministerio de TrabajoBorrador del Real Decreto, arts. 2 a 6 (PDF)
- BOEEstatuto de los Trabajadores — arts. 12.4.c, 34.9 y 35.5
- BOELey 10/2021, de trabajo a distancia — arts. 14 y 18
Esta página explica el contenido del borrador publicado por el Ministerio de Trabajo, que a fecha de revisión no está aprobado, y no es asesoramiento jurídico.
Lo que dice exactamente el BOE
Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.
Texto literal del BOE
Artículo 34. Jornada
Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre
1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.
La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.
2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.
Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.
La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.
3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.
El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.
Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.
4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.
En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.
5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.
6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.
7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.
8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.
En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.
Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.
En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.
Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.
La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.
En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.
Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.
Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.
9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.