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El Registro de Jornada .com

Qué te obliga hoy, exactamente

Registrar la jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. No depende de tu sector, ni de tu tamaño, ni de que se apruebe ningún Real Decreto nuevo.

Revisado el

Quién está obligado

Todas las empresas con al menos una persona asalariada. Sin excepciones por tamaño ni por sector. Da igual que tengas una plantilla de dos personas o de doscientas, que sea una peluquería, una obra o una oficina.

Y aplica a todo tipo de contrato:

  • Jornada completa y jornada parcial.
  • Contratos indefinidos, temporales y de formación.
  • Personal en teletrabajo, total o parcial.
  • Personal de oficina y personal que trabaja fuera del centro.
  • Cargos intermedios y mandos, salvo el personal de alta dirección.

Quien no está obligado es la persona trabajadora autónoma sin empleados a su cargo: no tiene jornada laboral que registrar porque no es asalariada. En cuanto contrata a alguien, pasa a estar obligada por esa persona.

Qué hay que anotar

El contenido mínimo que exige la norma vigente es corto y concreto: la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona, cada día.

No basta con anotar el total de horas del día ni con dar por buena la jornada teórica del contrato. Tiene que ser la hora concreta a la que se empieza y a la que se termina, persona a persona y día a día.

A eso se suman dos obligaciones que vienen de otros artículos y que mucha gente trata por separado sin darse cuenta de que van en el mismo paquete:

ObligaciónDónde estáQué añade
Registro de jornadaart. 34.9 ETHora de inicio y fin, cada día, cada persona.
Horas extraordinariasart. 35.5 ETRegistro día a día, totalización mensual y copia al trabajador con el resumen.
Tiempo parcialart. 12.4.c ETRegistro de la jornada y de las horas complementarias, con el mismo plazo de conservación.
Teletrabajoart. 14 Ley 10/2021El registro debe reflejar fielmente el tiempo, incluido el inicio y el fin.

Cuánto hay que guardarlo

Cuatro años. Y no es un archivo muerto: durante esos cuatro años tiene que seguir siendo consultable, porque es exactamente el periodo que puede revisar la Inspección.

Aquí es donde caen muchas empresas que lo llevan en papel o en hojas de cálculo: al tercer año, los cuadernos se han perdido en una mudanza o el fichero está en el portátil de alguien que ya no trabaja allí.

Quién puede pedirte el registro

  • Cada persona trabajadora, sobre sus propios datos.
  • La representación legal de la plantilla, si la hay: comité de empresa o delegados de personal.
  • La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Que esté «a disposición» significa poder entregarlo cuando lo piden, no tenerlo enmarcado en la pared. Pero conviene poder hacerlo rápido: llegar a una visita de inspección diciendo que los datos están en un ordenador al que hay que acceder mañana no ayuda.

Cómo se organiza el registro

La norma no impone un sistema concreto. Dice que la organización y la documentación del registro se establecen por este orden:

  1. Por convenio colectivo.
  2. Por acuerdo de empresa.
  3. En su defecto, por decisión de la empresa, previa consulta con la representación legal de la plantilla.

Ese tercer punto tiene una consecuencia práctica que se olvida a menudo: si en tu empresa hay representación legal, elegir sistema de fichaje no es una decisión unilateral. Hay que consultarles antes, y conviene que quede constancia de que se hizo.

Revisa además tu convenio colectivo, porque muchos sectores tienen reglas propias sobre jornada, pausas y descansos que condicionan cómo debe ser el registro.

Lo que la gente da por hecho y no es así

  • «Como todos hacemos el mismo horario, con el cuadrante vale».No. El cuadrante dice lo que estaba previsto; el registro tiene que decir lo que pasó de verdad.
  • «Los jefes de equipo no fichan». Fichan. Solo queda fuera el personal de alta dirección, que es una figura muy concreta y muy poco frecuente.
  • «En teletrabajo no hace falta». Al contrario: la Ley 10/2021 lo refuerza expresamente.
  • «Firmamos las hojas a final de mes». El registro es diario. Una firma mensual de un resumen no equivale a registrar cada jornada.

Fuentes

Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu gestoría o con un abogado laboralista.

Lo que dice exactamente el BOE

Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.

Texto literal del BOE

Artículo 34. Jornada

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.

La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.

La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.

3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.

El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.

Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.

4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.

En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.

5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.

6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.

7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.

En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.

Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.

En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.

Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.

La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.

En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.

Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

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