Corregir un fichaje olvidado o erróneo
Todas las plantillas se olvidan de fichar alguna vez. Qué dice la ley, cómo arreglarlo dejando rastro y qué errores conviene evitar.
Revisado el
Qué dice la ley y qué no dice
El artículo 34.9 dice que la empresa «garantizará el registro diario de jornada», que debe incluir «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Añade que los registros se conservan «durante cuatro años» y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. La obligación es de la empresa, no de la persona.
Lo que ese artículo no contiene es un procedimiento para corregir un olvido o un error. Puede haberlo en el convenio colectivo o en el protocolo de la empresa (tu convenio). El borrador del Real Decreto de registro horario digital sí prevé en su artículo 4.b que toda modificación lleve la autorización de la empresa y de la persona afectada, pero está en tramitación y no está aprobado (estado de la norma). Por eso lo que sigue son prácticas prudentes, no obligaciones legales.
Cómo corregirlo, paso a paso
- Detectarlo pronto. Una jornada sin salida o una entrada duplicada se ve mejor al día siguiente que a fin de mes.
- Pedir el dato a la persona. Es ella quien sabe a qué hora empezó o terminó. Que la propuesta parta de ella o esté firmada por ella refuerza el registro.
- Anotar la corrección como corrección. Con la hora que se propone, el motivo («olvidé fichar la salida», «el móvil se quedó sin batería»), la fecha en que se hace y quién la hace.
- Conservar el original. Si el fichaje erróneo desaparece, ya no se puede demostrar qué había antes. La corrección debería ir al lado del dato original, no encima.
- Contar con la conformidad de la persona. Si discrepa, anota su versión junto a la de la empresa en lugar de imponer una sola.
- Cerrar el mes con el resumen revisado. Las correcciones deben estar hechas antes de totalizar (cierre mensual).
Un ejemplo
Ejemplo inventado, con horas de muestra. Marta ficha la entrada a las 8:00, pero el martes se le olvida fichar la salida. El miércoles, al abrir el registro, aparece una jornada abierta. Marta explica que salió a las 16:00. En lugar de borrar o sobrescribir nada, se añade una corrección de la salida a las 16:00, con el motivo «olvido de fichaje», el nombre de quien la anota y la fecha del miércoles, y Marta la confirma. En el registro quedan las dos cosas: lo que había y lo que se corrigió.
Si lo que ha pasado es que alguien fichó por otra persona, no se arregla con una corrección de hora; ver fichar por un compañero.
Qué hacer y qué no
Sí
- Dejar constancia del motivo, de quién corrige y de cuándo.
- Guardar el dato original y la corrección durante los cuatro años del artículo 34.9.
- Informar a la plantilla, con antelación, de cómo se pide una corrección.
- Revisar si se repiten los olvidos de la misma persona o del mismo turno: suele ser un problema de método, no de personas. Si lo que pasa es que alguien no ficha, ver qué hacer si alguien no ficha.
No
- Borrar o sobrescribir el fichaje original.
- Rellenar horas «teóricas» de los huecos sin preguntar a la persona.
- Corregir en bloque todo el mes por comodidad, sin motivo individual.
- Dejar que solo una parte pueda modificar el registro sin dejar rastro.
Un registro que se puede retocar sin dejar huella pierde valor como prueba, tanto si lo pide la plantilla como si lo pide la Inspección. Así lo resuelve el producto en integridad del registro.
Si la corrección cambia las horas extra
El artículo 35.5 establece que, para las horas extraordinarias, la jornada de cada persona se registra «día a día» y se totaliza en el periodo de abono de las retribuciones, con copia del resumen en el recibo correspondiente. Si una corrección añade o quita horas, hay que hacerla antes de ese resumen y, si llega tarde, dejar constancia de que se ha modificado. Los límites y el pago están en horas extraordinarias. Para dejar cada corrección por escrito hay una plantilla de solicitud de corrección.
Preguntas frecuentes
¿Se puede corregir un fichaje olvidado o mal puesto?
Sí. Lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es que el registro diario incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona. Ese artículo no regula cómo se corrige un olvido: el procedimiento puede venir del convenio o del protocolo de la empresa. Lo prudente es que la corrección quede señalada como tal y que el dato original se conserve.
¿Puede la empresa corregir un fichaje sin avisar a la persona?
El artículo 34.9 no lo regula. El borrador del Real Decreto de registro horario digital, que sigue en tramitación y no está aprobado, prevé en su artículo 4.b que toda modificación lleve la autorización de la empresa y de la persona afectada. Aunque no sea obligatorio hoy, es una buena práctica para que el registro sirva como prueba.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las correcciones?
El artículo 34.9 obliga a conservar los registros durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Conviene guardar en ese plazo tanto el asiento corregido como su corrección.
¿Es una infracción tener fichajes corregidos?
La infracción que tipifica el artículo 7.5 de la LISOS es transgredir las normas sobre jornada y registro de jornada, y es grave, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa (artículo 40.1). El artículo 7.5 no menciona las correcciones. Lo problemático sería dejar el registro sin horario concreto o con una jornada distinta de la real.
Fuentes
- BOEEstatuto de los Trabajadores, art. 34.9 (registro de jornada y conservación)
- BOEEstatuto de los Trabajadores, art. 35.5 (registro de horas extraordinarias)
- BOELISOS, art. 7.5 (infracción grave) y art. 40.1 (cuantía)
- Ministerio de TrabajoBorrador del Real Decreto de registro horario digital, art. 4.b (en tramitación)
Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico.
Lo que dice exactamente el BOE
Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.
Texto literal del BOE
Artículo 34. Jornada
Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre
1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.
La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.
2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.
Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.
La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.
3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.
El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.
Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.
4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.
En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.
5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.
6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.
7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.
8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.
En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.
Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.
En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.
Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.
La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.
En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.
Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.
Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.
9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Texto literal del BOE
Artículo 35. Horas extraordinarias
Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre
1. Tendrán la consideración de horas extraordinarias aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, fijada de acuerdo con el artículo anterior. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, se optará entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
2. El número de horas extraordinarias no podrá ser superior a ochenta al año, salvo lo previsto en el apartado 3. Para los trabajadores que por la modalidad o duración de su contrato realizasen una jornada en cómputo anual inferior a la jornada general en la empresa, el número máximo anual de horas extraordinarias se reducirá en la misma proporción que exista entre tales jornadas.
A los efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, no se computarán las horas extraordinarias que hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
El Gobierno podrá suprimir o reducir el número máximo de horas extraordinarias por tiempo determinado, con carácter general o para ciertas ramas de actividad o ámbitos territoriales, para incrementar las oportunidades de colocación de los trabajadores en situación de desempleo.
3. No se tendrá en cuenta, a efectos de la duración máxima de la jornada ordinaria laboral, ni para el cómputo del número máximo de las horas extraordinarias autorizadas, el exceso de las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, sin perjuicio de su compensación como horas extraordinarias.
4. La prestación de trabajo en horas extraordinarias será voluntaria, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o contrato individual de trabajo, dentro de los límites del apartado 2.
5. A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.
Texto literal del BOE
Artículo 7. Infracciones graves
LISOS · Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto
Son infracciones graves:
1. No formalizar por escrito el contrato de trabajo, cuando este requisito sea exigible o lo haya solicitado la persona trabajadora, o no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos.
2. La transgresión de la normativa sobre modalidades contractuales, contratos de duración determinada y temporales, mediante su utilización en fraude de ley o respecto a personas, finalidades, supuestos y límites temporales distintos de los previstos legal, reglamentariamente, o mediante convenio colectivo cuando dichos extremos puedan ser determinados por la negociación colectiva. A estos efectos se considerará una infracción por cada una de las personas trabajadoras afectadas.
3. No consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador.
4. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en materia de tramitación de los recibos de finiquito.
5. La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.
6. La modificación de las condiciones sustanciales de trabajo impuesta unilateralmente por el empresario, sin acudir a los procedimientos establecidos en el artículo 41 o en el artículo 82.3 del Estatuto de los Trabajadores.
7. La transgresión de los derechos de información, audiencia y consulta de los representantes de los trabajadores y de los delegados sindicales, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.
8. La transgresión de los derechos de los representantes de los trabajadores y de las secciones sindicales en materia de crédito de horas retribuidas y locales adecuados para el desarrollo de sus actividades, así como de tablones de anuncios, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.
9. La vulneración de los derechos de las secciones sindicales en orden a la recaudación de cuotas, distribución y recepción de información sindical, en los términos en que legal o convencionalmente estuvieren establecidos.
10. Establecer condiciones de trabajo inferiores a las establecidas legalmente o por convenio colectivo, así como los actos u omisiones que fueren contrarios a los derechos de los trabajadores reconocidos en el artículo 4 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, salvo que proceda su calificación como muy graves, de acuerdo con el artículo siguiente.
11. El incumplimiento del deber de información a los trabajadores en los supuestos de contratas al que se refiere el artículo 42.3 del Estatuto de los Trabajadores, así como del deber de información a los trabajadores afectados por una sucesión de empresa establecido en el artículo 44.7 del mismo texto legal.
12. No disponer la empresa principal del libro registro de las empresas contratistas o subcontratistas que compartan de forma continuada un mismo centro de trabajo a que se refiere el artículo 42.4 del Estatuto de los Trabajadores, cuando ello comporte la ausencia de información a los representantes legales de los trabajadores.
13. No cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación.
14. La formalización de nuevas contrataciones laborales incumpliendo la prohibición establecida en el artículo 47.7.d) del Estatuto de los Trabajadores.
Se considerará una infracción por cada persona trabajadora contratada.