Fichar por un compañero: qué consecuencias tiene y cómo evitarlo

Por qué importa a la empresa, además de a quien ficha

El artículo 34.9 dice que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Un fichaje hecho por otra persona no refleja el inicio real de quien figura en él, y la obligación de garantizar el registro es de la empresa. La LISOS considera infracción grave la transgresión de las normas en materia de «registro de jornada» (art. 7.5), con multa de 751 a 7.500 euros según el grado (art. 40.1.b). Más en sanciones.

Esto no quiere decir que cada caso acabe en sanción: la valoración corresponde a la Inspección. Pero sí que conviene tener medidas para que el registro sea fiable.

Qué dice el Estatuto sobre la conducta

• Buena fe. Trabajador y empresario «se someterán en sus prestaciones recíprocas a las exigencias de la buena fe» (art. 20.2).
• Incumplimientos que pueden justificar un despido. El contrato puede extinguirse mediante despido «basado en un incumplimiento grave y culpable del trabajador» (art. 54.1). Entre los incumplimientos figura «la transgresión de la buena fe contractual, así como el abuso de confianza en el desempeño del trabajo» (art. 54.2.d).
• Graduación de faltas. Los trabajadores pueden ser sancionados «de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable» (art. 58.1). Es decir: hay que mirar el convenio.
• Forma. La sanción de las faltas graves y muy graves requiere «comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan», y toda sanción es revisable ante la jurisdicción social (art. 58.2). No puede consistir en una «multa de haber» (art. 58.3).
• Prueba. El despido se considera procedente «cuando quede acreditado el incumplimiento alegado por el empresario en su escrito de comunicación» (art. 55.4). Sin pruebas, el riesgo es el contrario.

Esta página no valora si un caso concreto es despido, sanción o ninguna de las dos cosas. Eso depende del convenio y de los hechos, y conviene consultarlo con una gestoría o un asesor laboral antes de actuar. Para el caso contrario, el de quien no ficha, mira qué hacer si alguien no ficha y retrasos y faltas de puntualidad.

Qué es prudente hacer

Lo que sigue son buenas prácticas, no obligaciones del Estatuto. El artículo 20.3 permite al empresario adoptar «las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control», «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad». Por eso conviene separar lo que ayuda de lo que no.

Medidas razonables

1. Un acceso personal por persona, sin códigos ni tarjetas compartidos. Si todos fichan con el mismo PIN, el registro no puede atribuirse a nadie.
2. Una instrucción escrita para toda la plantilla de que cada persona ficha solo por sí misma, dentro del protocolo del registro (el generador de protocolo ayuda a redactarlo). Es mejor que se entienda antes de que ocurra el primer caso.
3. Correcciones visibles, no borrados. Si hay que rectificar un fichaje, que quede el original, quién corrigió, cuándo y por qué: corregir un fichaje.
4. Revisar el registro con regularidad: horas de entrada idénticas y repetidas, fichajes que contradicen otro dato (turno, ausencia registrada, baja). Cualquier cosa rara es un motivo para preguntar, no una prueba.
5. Hablar primero con la persona. Una conversación y un recordatorio por escrito suelen ser el primer paso, y dejan constancia.

Lo que no es la solución

• Huella o reconocimiento facial. Son datos biométricos de categoría especial y esta web no los recomienda ni el producto los ofrece. Las razones, con la guía de la AEPD, están en biometría.
• Seguimiento continuo de la ubicación. Mira geolocalización.
• Inventar horas «para cuadrar». El registro tiene que reflejar la jornada real; si la persona no fichó, se completa con lo que ella confirme.

Un ejemplo

Ejemplo inventado. En una tienda con dos turnos, el encargado ve que Marta ficha a las 9:00 todos los lunes, pero la persiana se abre a las 9:25. Antes de concluir nada, habla con ella. Marta explica que su compañero Luis ficha desde su móvil cuando llega, porque ella viene en autobús y a veces no tiene cobertura. La tienda aclara por escrito que cada persona ficha por sí misma, deja un terminal en la trastienda y corrige los fichajes de los lunes con la hora real que Marta confirma, dejando anotada la corrección. La conversación y la instrucción escrita quedan guardadas por si alguna vez hace falta explicar lo ocurrido.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• BOEEstatuto de los Trabajadores, arts. 20, 34.9, 54, 55 y 58
• BOELISOS, arts. 7.5 y 40.1

Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico.