Puesta en marcha
Cómo pasar del Excel
Seis pasos, una semana de solape y un detalle importante: cambiar de sistema no te libera de conservar los registros anteriores.
Dicho eso, la migración en sí es menos trabajo del que parece. No hay que cargar el histórico en el sistema nuevo —no serviría de nada y, además, meter a mano fichajes pasados es justo lo contrario de un registro fiable—. Lo que hay que hacer es cerrar bien lo viejo, montar lo nuevo y no dejar días de por medio.
Los seis pasos
01
Congela lo anterior, no lo borres
Cierra el Excel o la carpeta de papel con la fecha del último día y guárdalo tal cual, sin retocar nada. Ese archivo sigue siendo tu registro para el periodo que cubre, y la obligación de conservarlo cuatro años no se traslada al sistema nuevo: se queda donde está.
02
Da de alta a la gente y sus jornadas
Personas, centros y jornada pactada de cada una, con su convenio. Es el paso que decide si los saldos van a salir bien: una jornada anual mal puesta produce horas extraordinarias que no existen, o las esconde.
03
Elige cómo va a fichar cada equipo
La aplicación en el móvil para quien lo lleva encima, el quiosco con PIN en la barra o el almacén para quien no, la tarjeta NFC para quien prefiere no sacar el teléfono. No hace falta que todo el mundo fiche igual.
04
Informa a la plantilla y a la representación legal
Antes de la puesta en marcha, no después. Si va a haber geolocalización o cualquier medida de control, la información previa es obligatoria, y tienes un modelo listo para rellenar. Es el paso que con más frecuencia se omite y el que peor se recibe cuando se descubre a posteriori.
05
Empieza en lunes y solapa una semana
La primera semana se ficha en el sistema nuevo y se mantiene el anterior en paralelo. Sirve para detectar lo que no encaja —turnos raros, gente sin cobertura, pausas que nadie había definido— con red debajo.
06
Escribe el protocolo
Cómo se practican los asientos, qué se hace cuando alguien olvida fichar y quién autoriza una corrección. Hay un generador que lo saca de unas preguntas. No es obligatorio hoy, pero es lo primero que te van a pedir el día que lo sea.
Según de dónde vengas
Desde papel
La mejora más evidente. El registro anterior se digitaliza o se archiva bajo llave, dejando constancia de dónde está: si la Inspección lo requiere, debes poder aportarlo en el acto.
Desde Excel
Guarda el archivo tal cual, sin limpiarlo ni reordenarlo, y evita seguir editándolo: un Excel con fecha de modificación posterior al periodo que registra es exactamente lo que le resta valor probatorio.
Desde otro programa
Antes de darte de baja, exporta todo el histórico en CSV o Excel y guárdalo tú. La obligación de conservar cuatro años es tuya, no de tu proveedor, y recuperar datos de una cuenta cancelada rara vez sale bien.
Desde un reloj de huella
Son dos migraciones en una: la de los datos y la del método. El histórico de marcajes se conserva igual, pero conviene revisar con qué base jurídica se venía tratando el dato biométrico y suprimir las plantillas una vez dejen de utilizarse.
Lo que no vamos a hacer
Cargar tu histórico como si se hubiera fichado aquí. Podríamos: es un CSV y una importación. Pero el resultado sería un registro que aparenta tener dos años de marcajes hechos con este sistema cuando no es verdad, y el argumento de esta casa es justamente que cada asiento es comprobable. Un histórico importado no lo es, y mezclarlo con los reales contamina la cadena entera.
Si necesitas tenerlo todo en el mismo sitio por comodidad, lo que sí hacemos es guardar tu archivo anterior como documento adjunto a la empresa, con su fecha, identificado como lo que es: el registro del periodo anterior, en el formato en que se llevó.
Estamos terminando la aplicación.
Déjanos tu correo y entrarás antes que el resto, con los catorce días de prueba desde el primer día. Preferimos decirte que aún no está a venderte una prueba que hoy no podríamos darte.