Cómo preparar una inspección

Lo que mira la Inspección

En la práctica: que el registro exista, que sea diario y por persona, que cuadre con los horarios reales y con las nóminas, que se conserve cuatro años y que se pueda entregar en el momento. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige el registro diario con el horario concreto de inicio y de fin, y mantenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección.

Las sanciones reales no son las que circulan por ahí: no llevar el registro es infracción grave, de 751 a 7.500 euros por empresa (artículo 7.5 de la LISOS, con la graduación del artículo 40.1.b), y las leves van de 70 a 750 euros (artículo 40.1.a). Son cuantías por empresa, no por persona trabajadora.

Los seis pasos

1. Comprueba que todas las personas tienen registro diario. Revisa que nadie quede fuera: contratos a tiempo parcial, personas en prácticas, jefes de equipo. Cada una con su entrada y su salida de cada día.
2. Resuelve las incidencias. En Más → Incidencias ves las jornadas sin cerrar y los avisos «a revisar», como un descanso corto entre jornadas. Los avisos no son infracciones por sí mismos: el convenio o un pacto pueden distribuir la jornada de otra forma.
3. Aprueba o rechaza las correcciones pendientes. Un fichaje no se edita ni se borra: cada corrección es un asiento nuevo con su motivo, enlazado al original. No dejes ninguna pendiente.
4. Cierra los meses. Sigue la guía de cierre del mes. Un mes cerrado no se reabre y un cambio posterior entra solo como corrección anotada.
5. Haz el simulacro. En Más → Preparación para una inspección hay 18 comprobaciones hechas con los datos de la aplicación; cada una dice Cumple, Revisar o No cumple, qué hacer y con qué artículo. No es un veredicto ni sustituye a un asesor. Puedes descargar el informe.
6. Reúne lo que no está en la aplicación. El protocolo de registro, la comunicación entregada a la plantilla, el convenio que aplica, el calendario laboral y, si lo hay, el acuerdo con la representación legal.

Cómo entregar el registro

Tienes tres vías, de menos a más completa:

• Informes: en Más → Informes, la bolsa de horas y las incidencias en CSV y PDF. El registro de cada persona lo descarga ella desde Mi jornada.
• Enlace de solo lectura: en Más → Accesos externos creas un enlace temporal para la persona inspectora. No incluye la nota libre, el sello de posición ni la medida de conciliación de los asientos, y caduca solo; puedes revocarlo antes.
• Paquete pericial: en Más → Paquete pericial, un archivo con los fichajes de un periodo (como máximo 366 días), su cadena de integridad, los sellos diarios y los recibos. Se puede verificar sin nuestro servidor. Revísalo antes de entregarlo.

Durante la visita

• Entrega lo que se pide, con calma, y apunta qué se ha entregado y cuándo.
• No modifiques fichajes ya registrados. Si descubres un error, se corrige con un asiento nuevo y su motivo, que queda a la vista.
• Si no sabes algo, dilo y pide un plazo: es mejor que improvisar una respuesta.
• Avisa a tu asesoría desde el primer momento.