Cómo migrar desde papel o Excel

Lo primero: no tires nada

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, su representación legal y la Inspección. Ese plazo se cuenta hacia atrás desde hoy: cambiar de sistema no borra la obligación sobre los meses anteriores. Guarda los cuadernos y los ficheros tal cual, con copia, en un sitio que no dependa de un solo ordenador.

Los seis pasos

1. Congela lo anterior. Fija una fecha de corte, haz una copia de los cuadernos o ficheros y no los modifiques más.
2. Da de alta a la gente. En Más → Importar plantilla, sube un CSV con nombre, apellidos, NIF o NIE, fecha de alta y jornada semanal; email, centro y rol son opcionales. Ves una vista previa con los errores de cada fila y solo se guarda al confirmar.
3. Elige cómo ficha cada equipo. Móvil, ordenador o tablet. Nunca con huella ni con la cara.
4. Informa a la plantilla y a la representación legal. Cómo se registra la jornada es una decisión de la empresa, previa consulta con la representación legal si la hay (artículo 34.9). Tienes un modelo de comunicación.
5. Empieza en lunes y solapa una semana. Durante esa semana, sigue anotando lo de siempre y compara con el sistema nuevo para detectar diferencias.
6. Escribe el protocolo. Con el generador de protocolo, a partir de cómo se ficha de verdad.

Traer el histórico

No es obligatorio. Si quieres consultar lo anterior desde el mismo sitio, la aplicación importa un histórico desde Excel o CSV:

• Una fila por marcaje: NIF o NIE, fecha, hora y tipo.
• La vista previa rechaza, con su fila y su motivo, los NIF no válidos, las horas imposibles, los meses ya cerrados, los duplicados y los solapes. Si las fechas con barras pueden ser día/mes o mes/día, te pregunta en vez de adivinar.
• Lo importado se añade al final del registro marcado como «importado», con la huella del fichero, sin mezclarse con el fichaje en vivo. Importar dos veces el mismo fichero no duplica nada.

Qué no hace: la cadena prueba que el asiento no ha cambiado desde que se importó, no que el fichaje original ocurriera así. Por eso el original (cuaderno o fichero) se conserva: es tu registro de ese periodo.

Errores habituales

• Importar sin comprobar la vista previa. Mira las filas con error antes de confirmar.
• Confundir la plantilla de registro con el formato de importación. La plantilla lleva una fila por persona y día; la importación pide una fila por marcaje.
• Seguir usando el Excel «por si acaso» sin decir cuál manda. Fuera de la semana de solape, el registro oficial es el nuevo.
• Tirar el papel. Se conserva cuatro años.