Guardar el registro cuatro años
El Estatuto fija el plazo y los destinatarios; el RGPD, cómo protegerlo y cuándo dejar de tenerlo. Lo que la norma no dice lo decide cada empresa.
Revisado el
Esta guía es la parte práctica de conservación del registro, que explica el plazo con detalle. Aquí el foco está en las decisiones de la empresa: dónde, cómo y con quién. Para el caso de una visita, mira qué hacer si te visita la Inspección.
Qué exige la ley
El artículo 34.9 establece tres cosas que afectan a cómo se guarda:
- La empresa garantiza el registro diario, con el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Se organiza y documenta «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores». Conviene guardar ese documento junto al registro.
- Los registros se conservan durante cuatro años y «permanecerán a disposición» de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El artículo no dice en qué soporte ni en qué lugar se guardan, ni desde cuándo se cuentan los cuatro años. Lo prudente es contarlos desde cada anotación.
Dónde guardarlo
La ley no fija el lugar. Sí hay un criterio práctico que se deduce de lo que exige: tiene que poder ponerse a disposición de quien lo pida y, si está en soporte electrónico, entregarse «en formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado» cuando la Inspección lo requiera (art. 13.3.c de la Ley 23/2015). Por eso conviene:
- Un único sitio, conocido por al menos dos personas de la empresa, y no el portátil de una sola.
- Un formato que se pueda exportar entero, por persona y por periodo, sin depender de un programa que ya no se use. Si cambias de sistema, exporta antes los registros: los del sistema anterior también hay que conservarlos.
- Si lo guarda un tercero (programa en la nube, gestoría), que sea un encargado del tratamiento con contrato. El artículo 28 del RGPD exige que el tratamiento por el encargado se rija por un contrato que establezca, entre otras cosas, que solo actúa siguiendo instrucciones documentadas de la empresa. Puedes ver un ejemplo en el contrato de encargo y en el modelo de encargo.
Cómo protegerlo
El registro incluye datos personales: nombre, horas y, según el sistema, información añadida al fichar. El artículo 32.1 del RGPD obliga al responsable y al encargado a aplicar «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo», teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento. Entre los ejemplos que da la propia norma:
- La seudonimización y el cifrado de datos personales.
- La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
- La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
- Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas.
El RGPD no dice qué medida concreta hay que aplicar: depende del riesgo de cada empresa. En una empresa pequeña suele traducirse en acceso solo para quien lo necesita, cuentas individuales, una copia de seguridad que se haya probado restaurar y no dejar el fichero en un correo o un dispositivo sin protección. Es una orientación práctica, no una lista que la norma imponga.
Quién puede verlo
| Quién | Base | Qué implica |
|---|---|---|
| Personas trabajadoras | ET, art. 34.9 | El registro está a su disposición |
| Representantes legales | ET, art. 34.9 | El registro está a su disposición |
| Inspección de Trabajo | ET, art. 34.9; Ley 23/2015, art. 13.3.c | Puede examinarlo y requerir su presentación |
| Gestoría o proveedor del programa | RGPD, art. 28 | Solo con contrato de encargo y siguiendo instrucciones de la empresa |
A otras personas el Estatuto no las menciona como destinatarias. Dentro de la empresa, limita el acceso a quien lo necesite para su trabajo. Qué pueden ver los representantes está en representantes.
Y pasados los cuatro años
El artículo 5.1.e del RGPD dice que los datos se mantendrán de forma que se permita identificar a las personas «durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento». La ley laboral marca cuatro años de conservación. Qué hacer después no lo resuelve ninguna de las dos normas de forma expresa, así que es una decisión de la empresa que conviene dejar por escrito. Si necesitas conservar algún registro más tiempo porque hay un procedimiento abierto, consúltalo con tu asesor y anota el motivo. Los plazos de prescripción están en prescripción.
Los registros de quien se va de la empresa se guardan igual. Lo que dice el Estatuto sobre el aviso de la dimisión está en preaviso de dimisión.
Lista de comprobación
- Está decidido y por escrito cómo se organiza el registro (art. 34.9).
- Sé dónde están los registros de los últimos cuatro años y quién puede sacarlos.
- Si la empresa ha cambiado de titular, está por escrito quién custodia los registros anteriores (cambio de titular).
- Puedo exportar el registro completo de una persona y de un periodo.
- Tengo copia de seguridad y sé restaurarla.
- Quien tiene acceso es quien lo necesita, con cuenta propia.
- Si lo guarda un tercero, hay contrato de encargo firmado.
- Hay una decisión escrita sobre qué se suprime cuando ya no haga falta.
Fuentes
- BOEEstatuto de los Trabajadores, art. 34.9
- BOELey 23/2015, art. 13.3.c
- DOUEReglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 5.1.e, 28 y 32
Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico. Las medidas de seguridad concretas dependen del riesgo de cada empresa.
Lo que dice exactamente el BOE
Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.
Texto literal del BOE
Artículo 34. Jornada
Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre
1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.
La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.
2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.
Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.
La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.
3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.
El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.
Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.
4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.
En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.
5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.
6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.
7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.
8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.
En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.
Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.
En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.
Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.
La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.
En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.
Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.
Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.
9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.